La creatividad en la planificación de eventos involucra una mirada innovadora desde la concepción inicial hasta la ejecución final, con el objetivo de sorprender y conectar emocionalmente con los asistentes, ofreciendo una experiencia única que deje una huella perdurable.
En este sentido, hacer un evento requiere de creatividad y planificación estratégica, en base a un proceso que contempla diferentes factores para garantizar un buen resultado. Nuestros socios con amplia trayectoria en el rubro, Camila Nardecchia de NTS, Elisa Villaseca de Sud Producciones, y Rodrigo Brain de Furia, comparten consejos para organizar y ejecutar eventos de forma única y exitosa.
1. Tener a la innovación y a la creatividad como ejes centrales
La creatividad en los eventos es un concepto amplio que involucra desde la originalidad en la estructura, hasta el uso innovador de la tecnología, y la creación de ambientes interactivos que generen un fuerte impacto en los asistentes. Cada evento debe ser único, y para lograrlo, la innovación y la creatividad son indispensables.
Elisa comenta que la creatividad es un hilo conductor en el proceso de planificación, no se trata solo de proponer ideas llamativas, sino de resolver problemas y buscar soluciones innovadoras en cada etapa del evento. «Desde el presupuesto hasta el diseño final, todo requiere creatividad al momento de planificar eventos, independientemente de su formato y objetivo».
Por su parte, Rodrigo, indica que durante todo el proceso de planificación y realización de un evento, uno de los mayores desafíos está en la innovación y cómo ejecutarla. «Los eventos son licitados, así que la creatividad es crucial para destacar tu idea. Es vital encontrar formas de hacer que el evento sea relevante y esté alineado con la cultura de la empresa, evitando que se convierta en una mera repetición de eventos anteriores”.
«No basta con tener ideas increíbles; deben ser factibles y realistas. La creatividad se convierte así en una herramienta para diferenciarse y asegurar el éxito del evento”, agrega el Director Creativo General de Furia.
2. Apoyarse en el trabajo en equipo
La organización de eventos implica múltiples tareas complejas que requieren la colaboración de diversas personas con habilidades complementarias. Desde la planificación inicial hasta la ejecución final, el éxito de un evento depende de la capacidad del equipo para trabajar de manera eficaz y sincronizada.
«Todos juegan un rol crucial en el proceso. La clave está en considerar elementos como el presupuesto, el tiempo disponible y las características del lugar, hay que anticiparse a todo, desde el clima hasta la logística», destaca Elisa Villaseca en relación a la importancia del trabajo en equipo en la planificación de eventos.
Desde la perspectiva de la capacidad para resolver necesidades, Camila Nardecchia, directora general de NTS, agrega que “donde el equipo realmente se desafía es cuando existen imponderables. Por lo general suelen ser problemas en los montajes, que te hacen de alguna manera perder el control de la planificación que estaba en tu zona de confort. Y ahí es cuando toma fuerza la experiencia y el manejo del estrés por parte de todo el equipo”.
3. Contar con data
Camila cuenta que en NTS han aprendido a medir la creatividad a través de KPIs. “Somos capaces de analizar cómo se comportó nuestra creatividad en el evento y eso nos permite analizar. Yo te diría que nuestro data driver es muy potente y todo, de alguna manera, lo llevamos hacia allá. Hoy nosotros desarrollamos encuestas de satisfacción para nuestros proyectos ejecutados y perdidos, la que se realiza de manera interna a nuestros colaboradores, pero también a cada cliente”.
4. Planificar consciente y lo más anticipadamente posible
La llegada de la primavera trajo consigo un alza en la realización de eventos, iniciando así la temporada alta de este tipo de actividades. En este contexto, Elisa Villaseca, socia y directora general de Producción y Cuentas de Sud Producciones, indica que “es crucial planificar con anticipación para evitar la presión de producir en el último momento. Organizarse con tiempo nos permite explorar diversas opciones y evitar el caos».
Durante la planificación se establecen metas claras y se definen los pasos necesarios para alcanzarlas y anticipar posibles desafíos. En el contexto de los eventos, abarca desde su concepción hasta su ejecución y evaluación posterior. Un enfoque estratégico bien ejecutado no solo facilita el proceso, sino que también maximiza el impacto del evento.
Camila Nardecchia, directora general de NTS, comenta que justamente “la clave del éxito en un evento tiene que ver con la planificación estratégica, es decir, saber alojar en documentos toda la información de cada ítem y etapa de los proyectos, e ir completando este documento según las necesidades específicas de cada evento”.
Asimismo, una adecuada planificación comienza con la definición de objetivos del evento, elemento esencial para no perder el enfoque y tomar decisiones que no estén alineadas con el propósito principal de la actividad. Rodrigo Brain, director creativo general de Furia, enfatiza en que “la planificación comienza con la comprensión del propósito del evento, ya sea para clientes o colaboradores, ya que permite definir la experiencia deseada y asegurar que todos los elementos del evento estén alineados con esta meta”.
Finalmente, en un mercado competitivo como el de los eventos, la creatividad es el factor que puede marcar la diferencia entre un evento exitoso y uno que pasa desapercibido, donde los organizadores deben pensar más allá de la logística tradicional. Siguiendo los consejos entregados por expertos como Camila Nardecchia, Elisa Villaseca y Rodrigo Brain, se pueden crear experiencias memorables que no solo cumplan con los objetivos, sino que también dejen una experiencia que resuene emocionalmente con los asistentes.
